Pojęcia

Co to jest kasa fiskalna?

Kasa fiskalna to urządzenie które służy do ewidencji obrotu i kwot podatku należnego. Jest to urządzenie samodzielne, rejestracja sprzedaży towarów i usług odbywa się z klawiatury kasy fiskalnej.

Co oznacza kasa fiskalna z kopią elektroniczną?

W kasie z kopią elektroniczną, kopia wydruku zapisywana jest na karcie SD ( takiej jak np. w aparacie fotograficznym). Karta wystarcza na kilka lat pracy kasy. Karta o pojemności 4 GB może zapisać ponad 2 miliony paragonów. Dane zapisywane na karcie są dostępne dla użytkownika kasy:

– można je wydrukować na kasie fiskalnej, lub

– odczytać na komputerze PC

W kasie z kopią elektroniczną, zakładanie i wymiana papieru jest prosta, odbywa się na zasadzie „wrzuć i pracuj”. Są to przeważnie mechanizmy drukujące Fujitsu „easy load”, bardzo ciche i szybkie.

Co to jest drukarka fiskalna?

Drukarka fiskalna to urządzenie które służy do ewidencji obrotu i kwot podatku należnego. Jest to urządzenie które nie może działać samodzielnie, nie ma możliwości wystawienia paragonu fiskalnego bezpośrednio z klawiatury drukarki. Drukarka fiskalna jest uzupełnieniem stanowiska sprzedaży składającego się z komputera i programu komputerowego.  Program komputerowy przygotowuje paragony fiskalne i wysyła do drukarki fiskalnej, która je drukuje.

Nie jesteś pewien, jakiego urządzenia fiskalnego potrzebujesz? Skontaktuj się z nami, a my pomożemy Ci dokonać najlepszego wyboru.

Wybór urządzenia fiskalnego:

1. Kasa czy drukarka fiskalna
   
   Kasa fiskalna jest samodzielnym urządzeniem do rejestrowania sprzedaży. Baza towarów i usług (PLU) znajduje się wewnątrz urządzenia. Sprzedaż na kasie fiskalnej odbywa się bezpośrednio z klawiatury kasy fiskalnej lub za pomocą czytnika kodów kreskowych podłączonego do kasy fiskalnej.Drukarka fiskalna zawsze współpracuje z zewnętrznym systemem sprzedażowo-rozliczeniowym np. z komputerem wyposażonym w odpowiednie oprogramowanie. Drukarka fiskalna nie może działać samodzielnie, nie ma możliwości wydrukowania paragonu fiskalnego bezpośrednio z klawiatury drukarki fiskalnej.
2. Urządzenie z elektroniczną kopią paragonu czy z papierową kopią paragonu
   Podatnicy rejestrujący obroty na urządzeniach fiskalnych są zobowiązani do przechowywania kopii paragonów przez okres 5 lat. Obecnie na rynku dostępna jest kopia papierowa oraz elektroniczna (zapisywana na karcie SD/SDHC).Elektroniczna kopia paragonu ma wiele zalet – pozwala uniknąć wydatków związanych z zakupem i przechowywaniem rolek papieru, ułatwia szybki dostęp do zarejestrowanych informacji, a jej zastosowanie jest bardziej ekologiczne niż drukowanie na papierze.
3. Komfort pracyNajnowsze urządzenia fiskalne znacznie wpływają na poprawę ergonomii pracy. Mają coraz mniejsze gabaryty, lepszej jakości wyświetlacze, kształty dostosowane do użytkownika. Jednym słowem praca na nich jest znacznie wygodniejsza. Pozwalają dowolnie zorganizować stoisko kasjerskie i znacznie oszczędzają przestrzeń.

4. Kasa dla Lekarza, PrawnikaJeżeli paragony wystawiane są w placówce lub u klienta, to doskonałe sprawdzą się małe i mobilne urządzenia fiskalne typu Posnet Mobile HS EJ, Posnet Ergo,

5. Kasa dla Szkół Jazdy, Parkingi, BazaryTu doskonałe sprawdzą się małe i mobilne urządzenia fiskalne typu Posnet Mobile HS EJ, Posnet Ergo, Posnet Mobile EU, Posnet REVO

6. Kasa do kiosku, sklepu z pamiątkami, Salonu Fryzjerskiego, Salonu KosmetycznegoW niewielkich placówkach handlowych doskonale sprawdzą się małe kasy fiskalne typu Posnet Bingo HS EU, Posnet Bingo HS EJ, Posnet Ergo, Posnet Mobile EU

7. Kasa do Warsztatu MechanicznegoW warsztacie najlepiej sprawdzą się małe kasy fiskalne typu Posnet Bingo HS EU, Posnet Bingo HS EJ, Posnet Ergo, Posnet Mobile EU

8. Kasa do Gastronomii, Sklepu, SupermarketuW takich placówkach najlepiej sprawdzą się kasy systemowe np. Posnet Neo XL, a także drukarki fiskalne z rodziny Posnet Thermal. Szczególnie polecana jest także kasa Posnet REVO

9. Kasa / Drukarka do AptekiApteki są bardzo wymagającymi placówkami handlowymi. Drukarki fiskalne w tego typu miejscach prowadzenia sprzedaży muszą sprostać m.in. trudnościom związanym z egzekwowaniem refundacji z NFZ, a także zmieniającym się wymogom prawa. Urządzenia powinny uwzględniać specyfikę sprzedaży, na którą składają się m.in. wycena recept, wycena leku robionego, czy zamówienia na lek recepturowy. Polecamy np. Posnet Thermal A XL, Posnet Thermal A HD

10. Bileterka w branży transportowejJest to urządzenie specjalizowane do sprzedaży biletów w autobusie. Posiada wydruk biletów normalnych, ulgowych, miesięcznych, zagranicznych, wydruk raportów rozliczeniowych ulg ustawowych i handlowych. Najbardziej odpowiednim urządzeniem jest Posnet TEMO HS Bileterka.

Obowiązki podatnika który posiada kasę / drukarkę fiskalną:

1. Pamiętaj aby wydrukować paragonPracując z kasą fiskalną masz obowiązek ewidencjonowania sprzedaży swoich usług. To oznacza, że po wykonaniu usługi powinieneś wydać oryginał paragonu klientowi. Jeżeli klient prosi o wystawienie faktury VAT na podstawie paragonu, należy paragon przypiąć do kopii faktury, która zostaje u sprzedawcy. Po wykonaniu raportu dobowego sprzedaż z całego dnia zapisuje się w pamięci fiskalnej.

2. Pamiętaj o wydrukowaniu raportu dobowego i miesięcznegoPodatnik ma obowiązek wydrukować raport dobowy ze sprzedaży na zakończenie każdego dnia roboczego lub przed rozpoczęciem kolejnego dnia roboczego.Raport miesięczny za ubiegły miesiąc podatnik ma obowiązek wydrukować do 25 dnia każdego miesiąca. Raport miesięczny to suma raportów dobowych z danego miesiąca.

3. Przechowuj raporty i kopie paragonów.Podatnik ma obowiązek przechowywać raporty oraz kopie paragonów przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wystawione. Dostępne w naszej ofercie kasy z elektroniczną kopią paragonu pozwolą na zapisanie kopii paragonu na elektronicznym nośniku danych (na karcie SD lub microSD). Dzięki temu nie musisz przechowywać papierowych paragonów i obawiać się, że mogą się zagubić lub wyblaknąć.

4. Serwisuj urządzenie fiskalneObowiązkowy przegląd techniczny powinien być wykonywany co dwa lata. Jeżeli nie dopełnisz tego obowiązku Urząd Skarbowy może zażądać zwrotu odliczonej ulgi. Warto jest serwisować urządzenie każdego roku. Pozwoli Ci to uzyskać przedłużenie gwarancji producenta na pamięć fiskalną do 5 lat.

Pamiętaj, że wszystkie przeglądy powinny być wykonane przez Autoryzowany Serwis Producenta urządzenia fiskalnego. Do każdego urządzenia dołączona jest książka serwisowa, którą należy przechowywać w miejscu instalacji kasy.

Zakup kasy fiskalnej krok po kroku:

1. Należy wybrać urządzenie:Kasa fiskalna może pracować samodzielnie, baza towarów i usług znajduje się wewnątrz urządzenia.Drukarka fiskalna poza funkcją drukowania paragonów pozwala na wydruk faktur VAT. Jeżeli posiadasz komputer z oprogramowaniem do zarządzania sprzedażą swoich usług, pomyśl o zakupie drukarki fiskalnej.Nie wiesz które urządzenie wybrać? Skontaktuj się z nami.Podpowiemy, jakie urządzenie będzie odpowiednie dla Ciebie.

2. Należy powiadomić właściwy Urząd SkarbowyPo zakupie urządzenia składamy pismo do Naczelnika Urzędu Skarbowego z informacją o liczbie zakupionych kas, planowanym miejscu ich instalacji oraz dacie rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu na urządzeniu fiskalnym..

3. FiskalizacjaPrzestawienie urządzenia z trybu szkoleniowego w tryb fiskalny, na stałe wprowadzenie numeru NIP podatnika. . Jest to proces nieodwracalny. Uaktywnienie pamięci fiskalnej, przeprowadza uprawniony do tego pracownik serwisu, który posiada ważną legitymację będącą potwierdzeniem jego uprawnień. Może tego dokonać w serwisie lub w miejscu, w którym kasa będzie zainstalowana. Po fiskalizacji urządzenie jest już gotowe do pracy

4. O fiskalizacji należy powiadomić Urząd SkarbowyW ciągu 7 dni od fiskalizacji należy powiadomić o tym fakcie Naczelnika Urzędu Skarbowego – służy do tego formularz „Zgłoszenie kasy przez podatnika”.Jeżeli dopełnisz wszystkich wspomnianych formalności w terminie, możesz ubiegać się o zwrot 90% wartości zakupionej kasy.

Otrzymany w Urzędzie numer ewidencyjny należy nanieść trwale w widocznym miejscu na kasie.

Profil zaufany a podpis elektroniczny (różnice).

Istnieją 2 sposoby podpisywania e-dokumentów:

1. Profil Zaufany na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP) jest dostępny bezpłatnie. To narzędzie do potwierdzenia tożsamości w internecie i podpisu elektronicznych dokumentów. Dzięki niemu można szybko i bezpiecznie sprawdzić oraz wysłać dokumenty w różnych serwisach urzędowych. Należy założyć konto na platformie epuap.gov.pl i złożyć e-wniosek o utworzenie Profilu Zaufanego. Swoje dane trzeba potwierdzić:–  osobiście w punkcie potwierdzającym (są to Urzędy, Banki). Potrzebny jest: ważny dowód osobisty lub paszport, adres e-mail, nr telefonu.- lub za pomocą internetowego konta bankowego- lub za pomocą certyfikatu kwalifikowanegoProfil Zaufany może założyć każdy kto posiada numer PESEL. Profil zaufany jest zbiorem weryfikowanych informacji o użytkowniku. Osoba posiadająca profil zaufany jest wiarygodna, a dane są odpowiednio zabezpieczone i tylko właściciel ma do nich dostęp. Profil Zaufany jest ważny przez 3 lata i po upływie tego czasu można przedłużyć jego ważność o kolejne 3 lata.

   Profil Zaufany służy m.in. do:

   – sprawdzenia swoich danych w rejestrze dowodów osobistych, złożenia wniosku o dowód osobisty, uzyskania odpisu aktów, zgłoszenia urodzenia dziecka, zaświadczenia o niekaralności, sprawdzenia swoich punktów karnych

   – założenia firmy w CEiDG, wznowienia lub zawieszenia działalności gospodarczej

   – wysłania wniosku do ZUS, sprawdzenia swojego zwolnienia lekarskiego, sprawdzenia czy pracodawca zgłosił nas do ubezpieczeń.

   Profilem Zaufanym nie można podpisać dokumentów wysyłanych do Krajowego Rejestru Sądowego oraz deklaracji podatkowych przesyłanych do systemu e-Deklaracje a także przy większej ilości dokumentów składanych za pośrednictwem „Płatnika”.

2. Podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem jest dostępny odpłatnie (cena zależy m.in. od okresu ważności certyfikatu i rodzaju urządzenia do składania podpisu elektronicznego). Można go zakupić w centrum certyfikacyjnym np. CenCert (lista firm nadzorowanych przez Ministerstwo Cyfryzacji dostępna na www.nccert.pl). Działa tak jak podpis składany własnoręcznie, jest oparty na kryptograficznych technologiach. Umożliwia bezpieczne podpisywanie przez internet faktur a także umów z innymi przedsiębiorcami. Do złożenia bezpiecznego podpisu elektronicznego jest potrzebny czytnik kart (kwalifikowane urządzenie) i karta (z kwalifikowanym certyfikatem podpisu elektronicznego).

         Podpis elektroniczny służy do:                     

         – przesyłania dokumentów do jednostek administracji publicznej- podpisywania umów zapisanych w formie elektronicznej

         – składania zleceń w aukcjach internetowych

         – podpisywania faktur elektronicznych

         – uwierzytelniania transakcji w banku